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二、二次文獻(xiàn)

二次文獻(xiàn)又稱(chēng)二級(jí)次文獻(xiàn)或線索性資料，是對(duì)一次文獻(xiàn)進(jìn)行加工整理后的產(chǎn)物，即對(duì)無(wú)序的一次文獻(xiàn)的外部特征（如題名、作者、出處等）進(jìn)行著錄，或?qū)⑵鋬?nèi)容壓縮成簡(jiǎn)介、提要、文摘，并按照一定的學(xué)科或?qū)I(yè)加以有序化而形成的文獻(xiàn)形式，如目錄、文摘雜志（包括簡(jiǎn)介式檢索刊物）等。它們都可用作文獻(xiàn)檢索工具，能比較全面、系統(tǒng)地反映某個(gè)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)或?qū)ｎ}在一定時(shí)空范圍內(nèi)的文獻(xiàn)線索，是積累、保存和檢索文獻(xiàn)資料的有效手段。

（一）二次文獻(xiàn)類(lèi)型

二次文獻(xiàn)是地方綜合年鑒的重要組成部分，是提升年鑒使用價(jià)值的有力支撐，主要包括：

1．文摘

即文獻(xiàn)摘要，是對(duì)文章、書(shū)籍內(nèi)容準(zhǔn)確、扼要并不附加任何解釋或評(píng)論的簡(jiǎn)略表述。文摘依其內(nèi)容通?？梢苑譃橹甘拘晕恼?bào)道性文摘、指示報(bào)道性文摘三種。指示性文摘是一種提要性質(zhì)的文摘，主要通過(guò)概括、說(shuō)明的方法揭示文獻(xiàn)的主題和重要內(nèi)容。報(bào)道性文摘是一種摘要報(bào)告性質(zhì)的文摘，主要通過(guò)壓縮、摘錄的方法展示文獻(xiàn)的主題及重要內(nèi)容。指示報(bào)道性文摘是介于上述兩種文摘之間的一種文摘形式，它既對(duì)文獻(xiàn)的重要內(nèi)容進(jìn)行摘錄，又對(duì)其他內(nèi)容做簡(jiǎn)略介紹。文摘的共同特點(diǎn)是忠于原文、可讀性強(qiáng)、篇幅短小。

2．目錄和名錄

目錄和名錄的特點(diǎn)是內(nèi)容簡(jiǎn)明、信息單一、排列有序、檢索方便。目錄是將事物名目按照一定的次序編排而形成的一種文獻(xiàn)報(bào)道和檢索工具。其內(nèi)容主要是提供相關(guān)文獻(xiàn)的追蹤線索，具體形式包括文獻(xiàn)目錄、產(chǎn)品目錄和事實(shí)目錄。文獻(xiàn)目錄有法規(guī)目錄、圖書(shū)目錄、文章目錄、專(zhuān)利目錄、報(bào)刊目錄、音像制品目錄、檔案目錄、文物目錄等。產(chǎn)品目錄常見(jiàn)有工業(yè)品目錄、農(nóng)產(chǎn)品目錄、零售商品目錄、進(jìn)出口商品目錄、展品目錄、科研成果目錄等。事實(shí)目錄常見(jiàn)的有資源目錄、供求目錄、行情目錄、災(zāi)害事故目錄等。

名錄也是有序編排的一種文獻(xiàn)線索，廣義的目錄其實(shí)可以涵蓋名錄。地方綜合年鑒中常見(jiàn)的名錄有人名錄、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名錄、事業(yè)單位名錄、工商企業(yè)名錄、科研機(jī)構(gòu)名錄、學(xué)術(shù)團(tuán)體名錄等。

3．大事記與專(zhuān)項(xiàng)年表

大事記是地方綜合年鑒中最為常見(jiàn)的二次文獻(xiàn)形式。地方綜合年鑒中的大事記可以分為年度性大事記和回溯性大事記。前者記述年度內(nèi)大事要事，后者記述歷年大事要事。前者一般每年記述，后者根據(jù)需要記述。例如，當(dāng)一個(gè)世紀(jì)結(jié)束時(shí)，有些地方綜合年鑒設(shè)置“百年大事”篇目，記述一個(gè)世紀(jì)以來(lái)發(fā)生的大事要事；有些地方綜合年鑒在中華人民共和國(guó)成立60周年時(shí)，編纂“60年回眸”等。專(zhuān)項(xiàng)年表是大事記的一種補(bǔ)充形式，類(lèi)似大事記的分類(lèi)編年體，但其形式更加靈活，內(nèi)容不拘一格。地方綜合年鑒中專(zhuān)項(xiàng)年表的內(nèi)容可以記事，也可以反映情況；可以是開(kāi)列式，也可以是圖表式。紀(jì)事年表如工會(huì)活動(dòng)年表、洪水災(zāi)害年表，依照分類(lèi)編年體的要求，按時(shí)序逐項(xiàng)輯錄；反映情況的年表如物價(jià)變動(dòng)年表，以表格或示意圖的形式，勾畫(huà)物價(jià)波動(dòng)曲線，反映物價(jià)變動(dòng)情況。

4．解釋性資料

即條目、文章涉及的某些獨(dú)特資料、專(zhuān)門(mén)知識(shí)和新名詞、新概念的說(shuō)明解釋?zhuān)ǔ７Q(chēng)這類(lèi)解釋性資料為“小資料”“鏈接資料”“背景資料”等，是地方綜合年鑒正文內(nèi)容的重要補(bǔ)充。例如，世界環(huán)境日、戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)、4G、智能手機(jī)、中國(guó)建筑工程魯班獎(jiǎng)、全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀、全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)碌?，這類(lèi)資料多為與正文內(nèi)容密切相關(guān)的知識(shí)性資料，也有一些跨年度、跨領(lǐng)域的背景性、指南性資料。

5．統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)示意圖

統(tǒng)計(jì)表是用簡(jiǎn)練的文字、數(shù)據(jù)，對(duì)事物進(jìn)行歸類(lèi)、概括、分析、比較的方式。地方綜合年鑒中的統(tǒng)計(jì)表通常分為兩類(lèi)：一種是篇幅面積較大、數(shù)據(jù)內(nèi)容綜合性較強(qiáng)，集中收錄統(tǒng)計(jì)資料的篇目；另一種因與條目正文密切相關(guān)，而且篇幅面積較小、表格數(shù)據(jù)內(nèi)容較單一，分散插入各個(gè)篇目的相關(guān)部分，一般作為條目的附屬資料記述，或者是作為附錄部分的資料。統(tǒng)計(jì)表的顯著特點(diǎn)是具有直觀性和便覽性。統(tǒng)計(jì)示意圖是用少量的文字、數(shù)據(jù)、線條或幾何圖形概括說(shuō)明事物發(fā)展變化的一種資料形式。統(tǒng)計(jì)示意圖是統(tǒng)計(jì)表在形式上的升華，是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的另一種表現(xiàn)手段。統(tǒng)計(jì)示意圖的特點(diǎn)是有圖形、有數(shù)據(jù)，比統(tǒng)計(jì)表更具直觀性和便覽性。

6．圖片

圖片能使地方綜合年鑒內(nèi)容形象化，并能對(duì)相關(guān)內(nèi)容起到很好的補(bǔ)充作用，有利于擴(kuò)大地方綜合年鑒的信息量，提高可讀性，具有珍貴的文獻(xiàn)史料價(jià)值。圖片在地方綜合年鑒中并非補(bǔ)白的工具，而是重要的資料形式。其特點(diǎn)和作用是形象直觀、題材廣泛、資料性與可讀性強(qiáng)。

7．索引

索引是快速查找文獻(xiàn)內(nèi)容的工具。《辭?！穼?duì)索引的解釋是：“將圖書(shū)、報(bào)刊、資料中的各種事物名稱(chēng)（如字、詞、人名、書(shū)名、刊名、篇名、內(nèi)容主題名等）分別摘錄，或加注釋?zhuān)浢鞒鎏庬?yè)數(shù)，按字順或分類(lèi)排列，附在一書(shū)之后或單獨(dú)編輯成冊(cè)，稱(chēng)為索引。”^[1]地方綜合年鑒的主題索引一般附于全書(shū)之后，并以?xún)?nèi)容分析主題索引較為常見(jiàn)。地方綜合年鑒的主題索引是在對(duì)全書(shū)或主體內(nèi)容（概況和動(dòng)態(tài)信息中各個(gè)篇目的條目、文章、圖片、表格等）進(jìn)行主題分析的基礎(chǔ)上編制而成的，建有參見(jiàn)、互見(jiàn)系統(tǒng)，款目按字順或音序排列，具有重組資料、整合信息、方便讀者的作用。一些地方綜合年鑒除編輯有內(nèi)容分析主題索引之外，還編輯有內(nèi)容分類(lèi)索引，如彩圖索引、表格索引、人名索引、廣告索引等，為讀者使用提供便利。光盤(pán)版地方綜合年鑒具有多種檢索入口，提供多種檢索方法，如樹(shù)型目錄檢索、關(guān)鍵詞檢索、任意詞檢索、圖片檢索、表格檢索、人名檢索、模糊檢索、聯(lián)想檢索等等，讀者使用更加方便。

（二）二次文獻(xiàn)地位和作用

二次文獻(xiàn)具有以下特點(diǎn)：一是具有高度濃縮性。二次文獻(xiàn)是原始文獻(xiàn)中的精華，直接對(duì)有關(guān)文章或書(shū)刊進(jìn)行濃縮，信息量大。二是客觀準(zhǔn)確。二次文獻(xiàn)準(zhǔn)確地記述原始文獻(xiàn)的重要內(nèi)容，不加評(píng)論和解釋?zhuān)覍?shí)于原始文獻(xiàn)。三是完整獨(dú)立。二次文獻(xiàn)是在忠實(shí)于原始文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，把原始文獻(xiàn)內(nèi)容濃縮成一篇短文，具有獨(dú)立使用價(jià)值。四是二次文獻(xiàn)既具有報(bào)道性質(zhì)，傳遞科技信息，又具有文獻(xiàn)檢索功能。

由于二次文獻(xiàn)具有簡(jiǎn)約概括、內(nèi)容直觀、易檢易讀、篇幅小而信息量大等特點(diǎn)，因而成為地方綜合年鑒廣泛采用、不可或缺的資料形式。

1．分量較重，地位重要

在已經(jīng)出版的地方綜合年鑒中，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，二次文獻(xiàn)所占篇幅一般不少于30%，其中有的所占比重達(dá)到50%以上。特別是讀圖時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)地方綜合年鑒的影響越來(lái)越明顯。很多地方綜合年鑒越來(lái)越重視圖片和表格的運(yùn)用，印刷技術(shù)的發(fā)展也為圖片和表格的大量使用提供有利條件。

2．信息密集，內(nèi)容豐富

二次文獻(xiàn)由于經(jīng)過(guò)編輯加工，信息量更為密集，內(nèi)容更為豐富，在同樣的篇幅里能容納更多的有效信息。地方綜合年鑒中采用二次文獻(xiàn)，既能充實(shí)內(nèi)容，在有限的篇幅里提高信息含量，也可以通過(guò)二次文獻(xiàn)提供的線索，使地方綜合年鑒內(nèi)容得到延伸。

3．積累資料，突出特色

二次文獻(xiàn)具有篇幅小而信息含量大的特點(diǎn)，是地方綜合年鑒積累資料的有效途徑。同時(shí)，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地選收一些有地方特色的二次文獻(xiàn)，通過(guò)逐年積累，經(jīng)過(guò)若干年后，必能彰顯地方綜合年鑒的地方特色。

4．調(diào)節(jié)版式，美化版面

現(xiàn)代出版物大多十分注重版式的美學(xué)設(shè)計(jì)。盡管地方綜合年鑒的版式設(shè)計(jì)以簡(jiǎn)樸、莊重、嚴(yán)謹(jǐn)和高密度、大容量為原則，但圖文并茂和版式設(shè)計(jì)的現(xiàn)代化、風(fēng)格化仍是年鑒編纂者的理想和追求。運(yùn)用圖片、表格來(lái)美化和活躍版面，實(shí)現(xiàn)圖文并茂的效果，是年鑒編纂中不可忽視的編輯手段，是編纂出版高品質(zhì)地方綜合年鑒的重要環(huán)節(jié)。

5．提供線索，方便檢索

許多二次文獻(xiàn)本身就是檢索工具，如目錄和索引；有的是為方便讀者檢索而設(shè)計(jì)的統(tǒng)計(jì)表、統(tǒng)計(jì)示意圖、大事記、專(zhuān)項(xiàng)年表、各項(xiàng)名錄等，這些資料形式均具有化繁為簡(jiǎn)、方便檢索的功能；有的二次文獻(xiàn)只要稍做技術(shù)處理，就能為讀者檢索帶來(lái)極大地方便。

（三）二次文獻(xiàn)輯錄原則和方法

二次文獻(xiàn)在地方綜合年鑒中占有舉足輕重的地位。在輯錄二次文獻(xiàn)時(shí)要全盤(pán)考慮，將其納入全書(shū)框架進(jìn)行總體設(shè)計(jì)。

1．合理安排相關(guān)資料

要將二次文獻(xiàn)作為提高年鑒服務(wù)現(xiàn)實(shí)功能、提高年鑒品質(zhì)的重要環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)安排。既要統(tǒng)籌安排二次文獻(xiàn)和其他文獻(xiàn)的結(jié)構(gòu)、比例，又要統(tǒng)籌安排二次文獻(xiàn)多種資料形式的比例關(guān)系，使全書(shū)一、二、三次文獻(xiàn)得到最優(yōu)化的配置。合理配置各種文獻(xiàn)的比例，既不能讓一次文獻(xiàn)淹沒(méi)二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)，也不能讓二次文獻(xiàn)淹沒(méi)一次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)。

2．緊扣內(nèi)容主題

二次文獻(xiàn)的選題選材要充分體現(xiàn)地方綜合年鑒的年度性、資料性和資料的連續(xù)可比性，選擇和記述內(nèi)容密切相關(guān)的表格、圖片、解釋性資料。數(shù)據(jù)表格資料要保持連續(xù)可比的特性。圖片資料、解釋性資料也要和內(nèi)容緊密結(jié)合，成為正文內(nèi)容的有力補(bǔ)充。

3．增加信息含量

二次文獻(xiàn)作為地方綜合年鑒的附屬參考資料，其選題選材的時(shí)空范圍比條目釋文更加寬泛。從縱的方而看，二次文獻(xiàn)可以采用歷時(shí)性、背景性資料做縱向?qū)Ρ?，或說(shuō)明原因、交代背景；從橫的方面看，二次文獻(xiàn)可以運(yùn)用外地的信息資料做橫向?qū)Ρ?、分析，說(shuō)明本地的發(fā)展?fàn)顩r水平，為讀者提供更多的相關(guān)信息，延伸地方綜合年鑒內(nèi)容。