首 頁 續(xù)修地方志是一項系統(tǒng)工程
一、修志是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程
中國的地方志，自它誕生之日起，就有別于其他的書籍。以后經(jīng)過長期的發(fā)展，從體例到內(nèi)容，日益完善，一直受到人們的重視。到了明、清時代，地方志即以其資料之豐富，工程之浩大，卷帙之繁多而著稱于世。新編的社會主義新方志，與舊志相比，內(nèi)容更加豐富，工程更加浩大，卷帙更加繁多，兩者不能同日而語。就以我們廣西第一輪編修的三級志書來說，多達175部，其中僅《廣西通志》專志就有88部，市、縣志87部，內(nèi)容包含百科，總字數(shù)超過1億以上。這個浩瀚的工程，牽動了全自治區(qū)的各級黨委和政府，投入這項工程的人員（包括專職的和兼職的人員）估計在萬人以上，前后經(jīng)歷了20多個春秋。現(xiàn)在回過頭來看，地方志之所以受到人們的重視，最根本的一條，就是它的內(nèi)容豐富，質(zhì)量好，可讀、可信、可用。而要做到這些，并非易事。歷代的修志工作者經(jīng)過長期探索，創(chuàng)造了一整套比較科學(xué)的編纂方法。特別是從20世紀80年代開始的、全國性的大規(guī)模開展修志以后，經(jīng)過眾多修志工作者的艱苦努力，使修志理論更加充實，形成了地方志獨有的科學(xué)體系。廣大修志工作者在方志史學(xué)、方志分類學(xué)、方志編纂學(xué)、方志工程學(xué)、方志出版學(xué)、方志功能學(xué)、方志美學(xué)等方面進行深入研究，使修志科學(xué)更加完善，更能體現(xiàn)和適應(yīng)社會主義新方志的特點和需要。新編社會主義地方志在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，對質(zhì)量提出更高的要求。如在編纂原則上，必須體現(xiàn)馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想；在內(nèi)容上堅持求真存實原則，對各項事業(yè)的歷史與現(xiàn)狀，實事求是，不泛美，不隱惡，述而不論，言必有據(jù)；在編纂方法上，既要繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，又要根據(jù)實際需要大膽創(chuàng)新，突出時代特點、地方特點和各項事業(yè)的特點；篇目設(shè)置科學(xué)合理，符合邏輯，順理成章；內(nèi)容編排輕重得體，繁簡適宜，有條不紊，層次分明；行文簡潔明了，惜墨如金，通達流暢，符合規(guī)范。志書編纂完畢，還要經(jīng)過嚴格審查驗收，不合格的一律不能出版。修志和其他工作一樣，牽涉方方面面，因此還要做好組織工作，理順各種關(guān)系，搞好各種工作。實踐證明，要做到以上這些，必須有一套科學(xué)的工作方法，才能提高工作效率，收到良好效果?？茖W(xué)工作方法有許多，運用系統(tǒng)工程理論來指導(dǎo)修志是其中的一種。
大家知道，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系和相互作用的要素組成的具有一定結(jié)構(gòu)和功能的有機整體，整體性是系統(tǒng)最基本的特性。系統(tǒng)也指始終一貫的條理和順序。我們的修志工作多而復(fù)雜，極需要條理化、有序化，也很講究整體性。所以，將系統(tǒng)工程理論和系統(tǒng)工程方法應(yīng)用于修志工作上，勢在必行。為什么這樣說呢？道理很簡單，我們在修志過程中的每一項工作，都是互相聯(lián)系、互相影響、互相制約、互相依存整個修志工作，是一個多因素、由統(tǒng)一的要求和共同目標構(gòu)成的有機整體。修志中的每一個統(tǒng)一要求，都是修志的重要因素、重要環(huán)節(jié)。這些要素和環(huán)節(jié)，都有其特定的功能，缺少哪一個都不行，哪個環(huán)節(jié)做不好，都會影響整個修志工作和志書的整體質(zhì)量。這就要求我們每一位修志工作者，從始至終扎扎實實、一絲不茍地把握好每一個環(huán)節(jié)，做好每一項工作。企圖走捷徑，省功夫，是不切合實際的。修志和搞工程建設(shè)有點相似，強調(diào)進程中的整體性、系統(tǒng)性和有序性，在許許多多的工作中，先搞什么，后搞什么，都必須講究，不能亂。搞工程建設(shè)，要先作實地調(diào)查，搞好勘測工作，才能作出建設(shè)方案，進行工程設(shè)計，然后按照科學(xué)設(shè)計進行施工。如果將這些程序顛倒過來，先進行工程設(shè)計，后搞實地勘測，設(shè)計無實情作根據(jù)，就很難做到科學(xué)合理；如果先施工，后設(shè)計，或者邊設(shè)計，邊施工，那情況會更糟糕，質(zhì)量得不到保證，這個工程很可能要報廢，即使勉強建成和使用，也是后患無窮。修志也是這樣，不可不講科學(xué)。如果違反科學(xué)的系統(tǒng)規(guī)則，顛倒程序，急于求成，便會出現(xiàn)同樣的結(jié)果，造成志書質(zhì)量低劣，甚至不得不推倒重來，想快反慢，欲速則不達。所以我們在修志過程中，必須嚴格按照系統(tǒng)理論和系統(tǒng)方法，科學(xué)合理地安排各項工作，做到有條不紊，扎扎實實，一步一個腳印。那么，科學(xué)合理的修志程序應(yīng)該怎樣呢？一般來說，首先是要搞好地情調(diào)查研究，明了本地的歷史與現(xiàn)狀，然后從實際出發(fā)，制定編纂志書的總體規(guī)劃，根據(jù)總體規(guī)劃，落實修志任務(wù)，逐步開展各項工作。具體進程，大體可以分為以下十個步驟：
第一步，建立修志機構(gòu)，組織修志隊伍，培訓(xùn)修志人員。
第二步，全面搜集各種修志資料，并對這些資料進行核實、鑒別和分類，編寫資料長編。
第三步，根據(jù)全面掌握的資料，按照科學(xué)分類和社會分工，以及志書的特定體例要求，搞好總體設(shè)計，確定每部志書的編寫篇目。
第四步，按照統(tǒng)一的設(shè)計和篇目，先進行試寫，探索編寫經(jīng)驗，統(tǒng)一編寫格調(diào)，提高編寫人員的寫作技巧。
第五步，采取分工合作的方法，由編寫人員分頭撰寫志稿，最后由主編（或指定專人）進行總纂。
第六步，志稿總纂后，即印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)部門，廣泛征求意見，并召開評稿會，聽取領(lǐng)導(dǎo)、專家和同行的意見。
第七步，志稿經(jīng)過吸納各方面意見，再次全面修改后，即按照志書審查制度，逐級上報，進行審查驗收。
第八步，志稿經(jīng)過審查驗收合格后，還要經(jīng)過編輯加工，達到齊（資料齊全）、清（文字清楚）、定（內(nèi)容確定）要求，才能送出版社終審出版。
第九步，志書出版后，要認真做好宣傳和發(fā)行工作，發(fā)動社會各界人士讀志用志，充分發(fā)揮志書的作用。第十步，回顧修志歷程，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下屆修志做好準備。
以上這些工作，歸納到系統(tǒng)工程，可分為組織工程、編纂工程、出版工程和志后工程。整個修志工作是一個大系統(tǒng)，而組織工程、編纂工程、出版工程和志后工程則為分系統(tǒng)，分系統(tǒng)下面還有許多子系統(tǒng)。新編地方志的系統(tǒng)工程，是由許多單位、許多部門、許多環(huán)節(jié)縱橫交錯、相互聯(lián)系而成的，具有多層次、多目標、多功能、多因素的特點，因此，我們必須樹立整體觀念，不能只注意某些工作、某些環(huán)節(jié)、某些聯(lián)系，而忽視更大系統(tǒng)的總體目標，也不能忽視各個分系統(tǒng)在大系統(tǒng)中的地位和作用。所以我們要從系統(tǒng)的整體出發(fā)，研究分系統(tǒng)或子系統(tǒng)與大系統(tǒng)之間的關(guān)系，合理組織，有效協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)內(nèi)的一切活動有條不紊地進行，達到共同的目標，收到最好的效果。
二、關(guān)于組織工程的實施
中國的地方志，多數(shù)是以官修為主，故稱“官書”。既是“官書”，就必須由官來主修。主修的官不是一般的官，而是當?shù)氐淖罡咝姓L官。如省志（通志），由相當于省長一級的官員來主修。我們現(xiàn)在編修的地方志，同樣是“官書”，同樣強調(diào)官方的領(lǐng)導(dǎo)，但組織形式有所不同，是黨委領(lǐng)導(dǎo)、政府主持，成立地方志編纂委員會，由各級政府的最高領(lǐng)導(dǎo)（自治區(qū)主席、市長、縣長、區(qū)長）擔任主任；由各部門承擔編修的省志（通志）的專志，則由部門的主要領(lǐng)導(dǎo)（廳長、局長）擔任編委會主任或領(lǐng)導(dǎo)小組長。組織工程是修志的“硬件”，這個工程實施得好不好，直接關(guān)系到整個修志工作的開展，也是修志成敗的關(guān)鍵。道理很簡單，修志涉及黨、政、軍和各個部門、各行各業(yè)，沒有“黨委領(lǐng)導(dǎo)，政府主持”這樣的領(lǐng)導(dǎo)格局，修志工作就無法全面進行。修志需要投入大量的人力和財力，沒有黨政領(lǐng)導(dǎo)的支持，這些實際問題就無法解決?？偠灾M織工程的實施，是修志的先決條件，沒有這個“硬件”作基礎(chǔ)，一切修志活動就無從談起。組織工程的實施，主要是搞好機構(gòu)建設(shè)和隊伍建設(shè)，同時講究工作方法，充分發(fā)揮機構(gòu)、隊伍的作用。
1.組織機構(gòu)建設(shè)
根據(jù)第一輪修志的經(jīng)驗，組織工程的實施，首先從建立組織機構(gòu)做起。先有組織，才有隊伍，有了組織和隊伍，各項工作才得以開展。（1）成立地方志編纂委員會按照中國地方志指導(dǎo)小組《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》，各省、自治區(qū)、直轄市都要成立地方志編纂委員會及其辦公室，負責組織本地區(qū)修志工作。設(shè)區(qū)的市、地區(qū)、自治州、盟和縣、自治縣、旗，不設(shè)區(qū)的市、市轄區(qū)也要有常設(shè)的修志機構(gòu)。遵照這個《規(guī)定》的精神，廣西從第一輪修志起，自治區(qū)及各市、縣、自治縣都成立了地方志編纂委員會。按照“黨委領(lǐng)導(dǎo)，政府主持”的組織原則，由各級黨政主要領(lǐng)導(dǎo)分別擔任正、副主任。如自治區(qū)地方志編纂委員會，歷屆均由在職的自治區(qū)人民政府主席擔任主任，自治區(qū)黨委分管組織、宣傳工作的副書記、常委，自治區(qū)政府分管地方志工作的副主席、秘書長和通志館（地方志辦公室)的主要負責人擔任副主任。其他委員則由各有關(guān)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者和負責日常修志工作的人員組成。各市、縣、自治縣和不設(shè)區(qū)的市、市轄區(qū)的編纂委員會的組織情況大體也是如此。如果主要領(lǐng)導(dǎo)因換屆、調(diào)職或離退休而變動，編纂委員會成員也隨之進行調(diào)整，使編纂委員會始終是個真抓實干的領(lǐng)導(dǎo)班子。
（2）組建地方志辦公室按照中國地方志指導(dǎo)小組《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》，自治區(qū)、市、縣(自治縣、不設(shè)區(qū)的市、市轄區(qū))三級都要有常設(shè)的修志機構(gòu)，即各級的地方志辦公室，它們是當?shù)卣睂俚木哂行姓毮艿囊患墕挝唬?jīng)費列入各級地方財政預(yù)算。各級地方志辦公室的主要任務(wù)是：制定修志規(guī)劃；開展調(diào)查研究，積累地情資料；組織本級志書編纂，指導(dǎo)下級修志工作，并在職權(quán)范圍內(nèi)對下級修志單位進行系統(tǒng)管理；審查驗收下級上報的志稿；編纂出版地方年鑒、地情叢書，整理舊志；進行地方志理論研究，總結(jié)交流修志經(jīng)驗，培訓(xùn)修志隊伍；為各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界人士提供咨詢服務(wù)。
（3）成立地方志協(xié)會
地方志協(xié)會是地方志工作者的群眾性的學(xué)術(shù)團體，主要任務(wù)是研究地方志理論和交流學(xué)術(shù)研究成果，促進修志工作的開展。在第一輪修志中，自治區(qū)成立了地方志協(xié)會，并取得了豐碩的學(xué)術(shù)成果。有條件的地方，如各市也應(yīng)該成立地方志協(xié)會。修志工作者除了積極參加自治區(qū)、市地方志協(xié)會組織的活動外，還可以與當?shù)氐纳鐣茖W(xué)聯(lián)合會合作，積極開展學(xué)術(shù)研究活動。地方志協(xié)會不需要設(shè)立專門的辦事機構(gòu)，一般是掛靠在當?shù)氐牡胤街巨k公室，由地方志辦公室指定專人負責管理地方志協(xié)會工作。
2.修志隊伍建設(shè)
有了組織機構(gòu)，還必須有一支訓(xùn)練有素、業(yè)務(wù)過硬的修志隊伍。修志人員的素質(zhì)如何，直接關(guān)系到修志工作的好壞和志書質(zhì)量的高低。因此，歷代修志，都很重視挑選人才，認為修志者必須是一域之英才，不是英才，就不能勝任修志工作。所謂英才，主要是指修志者的知識結(jié)構(gòu)和文學(xué)素養(yǎng)。知識結(jié)構(gòu)應(yīng)是通才型的，文、史、哲、經(jīng)、諸子百家，均有所涉獵。修志者還要過得“五關(guān)”，即能明辨志觀之是非，能識別志材之真?zhèn)?，懂得志法是否適宜，能駕馭志言之繁約，還要看他的志德之高低。概而言之，修志者必須具備廣博的學(xué)識，精通修志技藝，并具有能堅持實事求是、勇于獻身敬業(yè)的高尚品質(zhì)。古人嚴格挑選修志人才，是有一定道理的。因為地方志涵蓋百科，修志者沒有多方面的知識，就很難勝任修志工作。歷代的名志佳本，多出于博才、通才之手。新編的社會主義地方志，內(nèi)容比舊志豐富得多，因此更需要博才和通才。當然，我們在挑選修志人才中，非博才、通才不用，那可能也不現(xiàn)實。修志需要通才，但世界上沒有天生的通才，根本問題在于學(xué)習(xí)。只要我們肯學(xué)習(xí)，什么知識都可以學(xué)得到。通過刻苦學(xué)習(xí)，無才可以變有才，專才可變通才。實踐證明，解決人才不足的唯一辦法，就是學(xué)習(xí)，通過不斷培養(yǎng)，逐步提高隊伍素質(zhì)。辦培訓(xùn)班，也是培養(yǎng)提高隊伍素質(zhì)的一種方法。自治區(qū)黨委組織部和自治區(qū)地方志編纂委員會聯(lián)合發(fā)出通知，要求所有修志工作者都經(jīng)過培訓(xùn)，持證上崗，這對提高修志人員素質(zhì)和工作效率，起到了很好的作用。關(guān)于加強修志隊伍建設(shè)問題，中國地方志指導(dǎo)小組特別強調(diào)以下幾點：第一，地方志專職編纂人員要相對穩(wěn)定。隊伍不穩(wěn)定，素質(zhì)的提高就無從談起。第二，要不斷提高修志工作者的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在修志隊伍中大力倡導(dǎo)“求實、創(chuàng)新、協(xié)作、奉獻”的敬業(yè)精神。第三，要充分發(fā)揮老同志的作用，修志隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，最好是老、中、青三結(jié)合。第四，通過各種形式對中青年骨干進行培訓(xùn)，同時從高等院校和科研部門輸入更多有較高專業(yè)水平的青年人才。第五，堅持專職隊伍與兼職隊伍相結(jié)合的方針，吸收各行各業(yè)有造詣的專家、學(xué)者參加地方志編纂工作。實行民族區(qū)域自治的地方，還應(yīng)吸收本民族干部參加。只有這樣，才能從整體上提高修志隊伍的素質(zhì)，保證修志工作健康、順利地進行。
3.修志機構(gòu)要積極主動搞好工作
修志是一項社會性的系統(tǒng)工程，在修志過程中怎樣擺布和協(xié)調(diào)好上、下、左、右的關(guān)系，是一個很重要的問題。“上”是指當?shù)攸h政領(lǐng)導(dǎo)和修志系統(tǒng)的垂直領(lǐng)導(dǎo)，修志部門必須積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；“下”是指下屬的編纂單位和編纂班子，必須經(jīng)常與他們溝通，及時指導(dǎo)和幫助他們解決遇到的問題。自治區(qū)一位領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)講過這樣一段發(fā)自肺腑的話，他說：“我很感謝通志館的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常向我匯報工作，使我知道了修志的重要及工作進展情況，并提醒我當前要解決些什么問題。實事求是地講，行政分管的領(lǐng)導(dǎo)有很多事情要做，如果你不主動向他匯報，他對你的工作不很清楚，你叫他怎么重視？所以有的時候我們說領(lǐng)導(dǎo)不重視修志，可能是由于我們給領(lǐng)導(dǎo)匯報不夠，宣傳不夠，責任還在于我們自己。領(lǐng)導(dǎo)并不是天生就懂得修志的重要，要提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，就要加強匯報，經(jīng)常溝通，一次不行兩次，兩次不行三次?？偠灾?，要使領(lǐng)導(dǎo)真正重視修志工作，就要多溝通，多匯報?！笔聦嵉拇_如此。我們有很多志辦主任很會做這方面的工作，和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系搞得很好，各項工作都得到領(lǐng)導(dǎo)的強有力的支持。與此相反，有的志辦主任不會或者不愿意多做這方面的工作。由于彼此溝通不夠，許多問題領(lǐng)導(dǎo)并不知道，因此也就無從得到解決。“左”與“右”，是指與修志有關(guān)的單位、部門、團體及同行，要經(jīng)常與他們聯(lián)系、交流，互相幫助，這點也重要。比如《廣西通志》有80多部專志要編修，涉及區(qū)直80多個單位，如果左右關(guān)系協(xié)調(diào)不好，就很難完成這個艱巨的任務(wù)。自治區(qū)地方志編纂委員會辦公室（自治區(qū)通志館）是自治區(qū)人民政府直屬的具有行政職能的一級單位，有責任協(xié)調(diào)各修志單位的關(guān)系，并對各專志編輯室進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。有些人不了解這種工作關(guān)系，說你通志館憑什么來指揮我？其實通志館和各廳局都是受自治區(qū)人民政府的委托，共同承擔修志職責，并不是誰指揮誰的問題。弄清了這種關(guān)系，大家就能互相合作，共同完成修志任務(wù)。修志系統(tǒng)和修志機構(gòu)內(nèi)部，也要處理好各種關(guān)系，做到上下貫通，左右協(xié)調(diào)。志辦證副主任、正副主編，都要擔起領(lǐng)導(dǎo)責任，處理好各種關(guān)系，團結(jié)全體編纂人員，齊心協(xié)力搞好工作，切忌只埋頭撰寫志稿，別的什么都不管。全體修志人員必須團結(jié)一致，互相學(xué)習(xí)，互相幫助。只有這樣，才能如期完成艱巨的修志任務(wù)。
三、關(guān)于編纂工程的實施
編纂工程是修志系統(tǒng)工程的核心工程，修志工作的好壞，最終以志書質(zhì)量的高低來衡定，因此在實施中要更加審慎，更加嚴密。編纂工程的實施程序大體如下：
1.志書的總體設(shè)計
按照中國地方志指導(dǎo)小組《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》，編纂地方志主要分三級進行：省、自治區(qū)、直轄市編纂的地方志；設(shè)區(qū)的市、地區(qū)、自治州、盟編纂的地方志；縣、自治縣、旗及不設(shè)區(qū)的市、市轄區(qū)編纂的地方志。三級志書以其特殊的體裁和特定的形式，反映特定的域內(nèi)客觀世界的統(tǒng)一性（整體性）和多樣性（地方特色）。從地方志的整體性要求出發(fā)，三級志書和志書本身的各個部分，都應(yīng)互相聯(lián)系和互相配合，形成一個系統(tǒng)的有機整體。從全自治區(qū)范圍來說，三級志書構(gòu)成了一個志書的大系統(tǒng)，而不同的志書則成為志書的分系統(tǒng)，志書內(nèi)部的各個部分又成為志書的子系統(tǒng)。由于客觀事物是多種多樣的，各有其不同的屬性和類別，地方志要反映自然和社會的多樣性，不得不按照客觀事物本來的屬性來分類，然后按照科學(xué)分類來編寫內(nèi)容不同的志書，如《廣西通志》中的不同專業(yè)志，市志中的不同專業(yè)的分志，縣志中的不同類別的編體等。各專志、分志不僅要注意縱向的歷史聯(lián)系，還要注意橫向的事物聯(lián)系，使志與志之間、各志上下左右之間形成有機的聯(lián)系，成為一個完整的資料體系。第一輪新編的《廣西通志》，是按專業(yè)分工、科學(xué)分類、部門負責的原則，由88個專志組成。全志貫通古今，明古詳今，重在當代。全志從總體上看，記述了廣西域內(nèi)的自然、經(jīng)濟、政治、文化、社會的歷史與現(xiàn)狀，是一部完整的資料著述和百科文獻，為廣西的“一方之總覽”。從資料上看，縱不斷線，橫不缺項，縱橫交錯，編織而成一方內(nèi)容齊全的發(fā)展史。體裁以志為主，輔以述、記、傳、圖、表、錄，力求做到資料性、科學(xué)性和思想性的統(tǒng)一。全志的框架結(jié)構(gòu)和篇目取舍，都是根據(jù)系統(tǒng)工程的要求，注意把握整體性、邏輯性、區(qū)域性、綜合性的關(guān)系，在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。所謂整體性，就是力求整部《廣西通志》成為一個有機整體，各專志既是一部獨立的志書，又是整部《廣西通志》的有機組成部分，缺一不可。所謂邏輯性，就是按照事物的本質(zhì)屬性進行科學(xué)分類，遵從邏輯劃分標準設(shè)計專志，力求表現(xiàn)出多門類的相互聯(lián)系和邏輯關(guān)系。所謂區(qū)域性，就是嚴守行政區(qū)劃界線，不越境而書，同時千方百計突出地方特色。所謂綜合性，就是注意事物的內(nèi)部聯(lián)系，加強多層次的宏觀記述，包括總述、概述、簡述、無題引言和導(dǎo)言等，綜合反映事物發(fā)展的盛衰起伏、大勢大略、經(jīng)驗教訓(xùn)和客觀規(guī)律。
總而言之，要做到總體設(shè)計科學(xué)合理，符合邏輯，特色鮮明，使整部志書渾然成為一個系統(tǒng)的有機整體。市志和縣志，由于其基本是一部志書，總體結(jié)構(gòu)沒有那么復(fù)雜，但是也要按照“專業(yè)分工，科學(xué)分類”的原則來進行總體設(shè)計，也要講究整體性、邏輯性、區(qū)域性和綜合性，使全志布局合理，層次分明，排列有序，渾然一體?？傮w設(shè)計方案要由政府發(fā)布，把編纂任務(wù)落實到修志單位。承擔單位要做到“五到位”，即領(lǐng)導(dǎo)到位，機構(gòu)到位，隊伍到位，經(jīng)費到位，條件到位。只有這樣，才能確保編纂方案落到實處，保證編纂按時按質(zhì)完成。
2.資料的全面搜集
資料是志書的基礎(chǔ)，沒有充足翔實的資料，志書編纂就無法進行。因此，志書總體設(shè)計方案確定后，即要著手開展資料的全面搜集工作。從系統(tǒng)工程的角度來講，資料工作也要分幾步走。在搜集資料之前，必須根據(jù)志書的內(nèi)容，擬定一個所需資料的詳細提綱，這是第一步。第二步，將收集到的資料進行分類整理，注明資料出處，并一一編上號碼，以便今后查找使用。第三步，對重點資料進行真?zhèn)舞b別，區(qū)分入志資料、背景資料和考證資料，并以資料提供的情況為依據(jù)，進一步修改志書的篇目。第四步，將收集到的入志資料，按照已確定的篇目，以時為序，編寫資料長編。資料長編是志書的雛形，要在這方面多下些功夫。搜集資料是件很細致的工作，切忌粗心大意，將資料弄錯。資料不準確，便失去使用價值。抄錄前要看清原文原意，抄錄時不能隨意刪改，抄錄后要逐字核對，不能有一字之差。如果原文有明顯錯誤，可以注明。在查找資料中，要選擇比較可靠、比較權(quán)威的，不能見資料就抄。對一些重大事件，如果有幾種說法，應(yīng)該把幾種說法都抄錄下來，然后再進行考證，實在考證不清楚，可以幾說并存，切忌未經(jīng)研究，只取其中一種，而把其他說法刪除。資料工作貫穿整個修志過程，隨著志稿的編寫，還要不斷收集資料、補充資料、核對和考證資料，每次都要從嚴要求，去偽存真，千萬不要馬虎，草率從事，以免造成資料失實，以訛傳訛，貽誤后人。
3.志書篇目的制定
志書篇目，是志書的設(shè)計藍圖，是志書體例和內(nèi)容的具體化。篇目設(shè)置得好不好，直接影響到志書的整體質(zhì)量，所以歷代的修志者都要花很大的精力來研究篇目設(shè)置問題。一些老的方志學(xué)家深有體會地說：“纂志之道固多，而門目標題，則為首要。”“凡志之佳惡，不待煩言，但閱其門目，便知其有無鑒裁之力?！薄肮视纠惹蠓帜恐??！钡胤街镜幕揪幾敕绞?，是以類系事，橫排豎寫。制定篇目，實際就是研究如何科學(xué)地橫排門類。橫排門類反映到志書上，即成為篇、章、節(jié)、目幾個層次，層層相轄，次序分明，有條不紊。中國地方志指導(dǎo)小組《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》指出：“地方志的篇目設(shè)置，應(yīng)符合科學(xué)分類和社會分工實際，突出時代特點和地方特色，做到門類合理，歸屬得當，層次分明，排列有序，形式上不強求一律。”要做到這些，就很不容易。在制定篇目中，有幾個問題是要特別注意的：一是歸屬問題。志書分類的原則是事以類從，類為一志，類為一篇、一章或一節(jié)，不是同類性質(zhì)的事物，不能排列在一起。二是編次問題。同類同級的事物，要平起平坐，內(nèi)涵外延不相重疊；上下級之間，則要層層統(tǒng)轄，誰先誰后，都要講究，等級不能混淆，祖孫不能同堂。三是突出重點問題。有的事物雖屬同類，但是為了突出地方特色，可以升格設(shè)章立節(jié)，甚至獨立成篇，濃墨重彩記述，使地方特色凸現(xiàn)出來。四是分類標準要統(tǒng)一，不能在同篇、同章中，有的按事分類，有的按時分類。五是要注意標題。有人認為標題是個小事，無礙大體，其實不然。清代方志學(xué)家章學(xué)誠指出：“志體往往壞于標題?！睒祟}要盡量簡潔，能用兩個字的不用三個字；要以名標目，顯事隱時，對宜于分期記述的內(nèi)容，也要盡量寓時于事；標目含量要大，一般不宜添加定語，如“作用”、“發(fā)展”、“貢獻”之類，更不能使用口號式的和廣告式的標題。篇目的制定，不是一次就能完成的。在搜集資料之前，就要有個初步的篇目，以便進行資料收集和分類；有了充足的資料，弄清事業(yè)發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀之后，再次制定更完整更科學(xué)的篇目，這個篇目就是編寫志稿的篇目；在編寫志稿過程中，還會發(fā)現(xiàn)一些問題，還要據(jù)實對篇目進行適當修改；在評稿、審稿中，領(lǐng)導(dǎo)和專家可能對篇目提出不同意見，還要擇善而從，再次修改，直到最后定稿為止。
4.志稿的試寫和撰寫
編寫志稿可分兩個階段進行。第一階段是試寫，即由編寫人員選擇一篇或若干章節(jié)按志體要求進行試寫，寫后大家進行評議，看各人寫的志稿是否符合要求。通過試寫和評議，總結(jié)經(jīng)驗，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一格調(diào)，共同提高寫作技巧。第二階段是分工合作，由編寫人員分頭撰稿。實踐證明，先試寫，后撰稿，成功率就比較高；反之，一開始就讓各人分頭撰稿，寫出來的志稿千差萬別，主編很難合成總纂，有的還可能要推倒重來。
5.志稿的修改和總纂
志稿分頭寫成后，即要進行總體修改和總纂。修改與總纂，既有區(qū)別，又有聯(lián)系。修改貫穿始終，從起草到定稿，都要不斷地修改；總纂則是志書編纂過程中的一個重要階段。總纂包含著修改，總纂的任務(wù)要通過修改來完成，但總纂不是一般的修改，而是一項獨具性質(zhì)、意義和內(nèi)涵的編纂工程。概括地講，總纂要完成以下各個方面的任務(wù)，以增強志書的“十性”，即：“實現(xiàn)志書設(shè)計的總體性，確保志書體例的完整性，達到資料取舍的全局性，復(fù)核史實、提高志書記述的可靠性，強化反映地情的宏觀性，提高記事手法的概括性，增強志書著述質(zhì)量的深刻性，錘煉志稿表述的精當性，促進行文規(guī)范的統(tǒng)一性，力求全部志稿風(fēng)格的一致性?！笨梢娍傋氩皇且话愕闹靖濉昂淆垺焙托薷?，而是一項確保志書質(zhì)量的系統(tǒng)工程?？傋肴蝿?wù)一般由主編、副主編承擔。也可以指定專人擔任總纂、副總纂。更有鄭重其事者，專門組織一個總纂班子來進行總纂工作。不管采取哪種方法，主編、副主編都要參與其事。參與總纂的人數(shù)不宜過多，最好的方法是眾人參議，一筆到底（一人執(zhí)筆修改），這樣才利于志稿前后一致。
6.邀請領(lǐng)導(dǎo)、專家和同行評議志稿
經(jīng)過總體修改和總纂，一部完整的志稿就算完成了，但它僅僅是個初生的嬰兒，離開娘胎后，還要經(jīng)得起外部的考驗，才能活下來。按照系統(tǒng)工程的程序，志稿總纂后，便進入評稿、審稿階段。邀請領(lǐng)導(dǎo)、專家評議志稿，是進一步完善志稿、提高志書質(zhì)量的重要步驟。評稿一般采取集中開會的形式，請領(lǐng)導(dǎo)、專家和同行在會上對志稿進行全面評議，肯定成功的，指出不足的，并提出具體的修改意見。志書工程浩大，涉及面廣，僅靠少數(shù)專職修志人員難以完成，必須“眾手成志，眾口評志”，實行“三依靠”（依靠領(lǐng)導(dǎo)，依靠專家，依靠同行）。領(lǐng)導(dǎo)和專家（特別是資深的老領(lǐng)導(dǎo)、老專家）閱歷深廣，是事業(yè)發(fā)展的知情者，政治水平、政策水平和專業(yè)水平都比較高，經(jīng)過他們審評把關(guān)，志書的基礎(chǔ)就會更加穩(wěn)實可靠。評稿會以提修改意見為主，“吹毛求疵”，專挑毛病，越具體越好。這時編纂人員要虛懷若谷，廣納眾議，不能“舌戰(zhàn)群雄”，為志稿護短。評稿會后，編纂人員要集中研究，對領(lǐng)導(dǎo)和專家提出的意見逐條進行整理和消化，然后擬定修改方案。領(lǐng)導(dǎo)和專家提出的意見，不一定都符合志稿修改的需要，編纂人員要從實際出發(fā)，全面考慮，擇善而從。采納意見，要避免兩種不良傾向：一種是對別人的意見一律拒之門外，不予采納；一種是對所有意見全都采納，照寫照用。兩種不良傾向只能得出一個結(jié)果：志書質(zhì)量沒有得到提高。搞得不好，反而亂了套。
7.呈報上級審查驗收
審查驗收是有明文規(guī)定的審查制度，未經(jīng)上級機關(guān)審查批準的志書，一律不能公開出版和發(fā)行。中國地方志指導(dǎo)小組《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》指出：“各級地方志應(yīng)嚴格執(zhí)行審查驗收制度。省、自治區(qū)、直轄市編纂的地方志由省級地方志編纂委員會組織專家審查驗收，報同級黨委或政府批準出版；設(shè)區(qū)的市、地區(qū)、自治州、盟編纂的地方志報省地方志編纂委員會審查驗收，由同級黨委或政府批準出版；縣、自治縣、旗、不設(shè)區(qū)的市、市轄區(qū)編纂的地方志報市級地方志編纂委員會審查驗收，經(jīng)省級地方志編纂委員會審核后，由同級黨委或政府批準出版?！睆V西壯族自治區(qū)地方志編纂委員會根據(jù)中國地方志指導(dǎo)小組《規(guī)定》的精神，結(jié)合廣西的實際情況，對志書審查驗收制度作出以下具體規(guī)定：各縣編纂的志書（包括不設(shè)區(qū)的市志、市轄區(qū)志）要經(jīng)過縣（市）地方志編纂委員會審查驗收后，才能上報地區(qū)和市（設(shè)區(qū)的市）地方志編纂委員會審查驗收，再上報自治區(qū)地方志編纂委員會審查驗收；市志（設(shè)區(qū)的市）和地區(qū)編纂的志書，要經(jīng)過同級地方志編纂委員會（或?qū)彶轵炇招〗M）審查驗收后，才能上報自治區(qū)地方志編纂委員會審查驗收；《廣西通志》各專志要經(jīng)過本單位的領(lǐng)導(dǎo)小組審查驗收后，才能報自治區(qū)地方志編纂委員會審查驗收。在審查驗收中，各級領(lǐng)導(dǎo)還可能提出一些新的要求和意見，修志單位和編纂人員要認真對待，逐一進行研究和修改。實在無法修改的，也要向上級領(lǐng)導(dǎo)說明原因，盡量把最后一道工序搞好。
8.對志稿進行編輯加工志稿經(jīng)過審查驗收合格后，還要進行一次整體性的編輯加工。編輯加工的主要任務(wù)是：
①在政治上、政策上嚴格把關(guān)；
②通過編輯加工，進一步加強志稿的整體性、系統(tǒng)性、邏輯性和科學(xué)性；
③在文字上作恰如其分的潤色和加工，增強志稿的著述性；
④進一步做好資料、引文的核對工作；
⑤統(tǒng)一志稿的各種規(guī)范，如數(shù)字、時間、紀年書寫的規(guī)范，次第數(shù)碼的規(guī)范，篇章節(jié)目排列的規(guī)范等。在進行編輯加工中，如果發(fā)現(xiàn)某些問題比較復(fù)雜，編輯人員無法進行修改時，還要“退修”，即將志稿退回修志單位，由原編纂人員進行修改。
四、關(guān)于出版工程和志后工程
志稿通過審查驗收和編輯加工、達到出版要求，編纂工程即告竣工，但不等于修志工作已經(jīng)結(jié)束，后面還有大量工作要做，而且一定要做好。從系統(tǒng)工程上來講，后面還有幾個工程，主要是出版工程和志后工程。出版工程有的屬于出版部門的業(yè)務(wù)范圍，這里不需多講。其中有些必須修志人員參與的，如版式設(shè)計、圖片編排等，修志人員一定要全力以赴，與出版社共同協(xié)商，保證志書質(zhì)量。志稿付印后，工作量最大的是校對。按規(guī)定，一部志書的差錯率不能超過萬分之一，因此，每部志書在印刷之前，至少要逐字逐句校對三遍，多的要核對五六遍。在校對中，要注意每一個角落，尤其是那些圖表，最容易出差錯，千萬要小心。校對是保證志書質(zhì)量的最后一道關(guān)，一定要把好。志書出版后，要認真做好宣傳和發(fā)行工作，發(fā)動社會各界人士讀志用志，充分發(fā)揮志書的作用。同時要通過回顧修志歷程，開展評志議志活動，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，進一步提高修志人員的理論水平和工作水平。修志部門完成三級志書編纂任務(wù)后，還有許多工作要做，如幫助部門編寫部門志、廠礦志、鄉(xiāng)鎮(zhèn)志和一些有特色的專志等。還要繼續(xù)編纂年鑒和其他地情資料書，做好地情咨詢工作，為當前的三個文明建設(shè)服務(wù)。
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